İşe yeni girdiniz ve ilk toplantınızda nasıl başarılı olursunuz? from Onur Türk's blog

İş yaşamında en deneyimli ve kendine güvenen insanlar bile yeni bir ekiple ilk tanıştıklarında heyecanlanırlar. Bu iş hayatında doğaldır. 

 

Bu, dışa dönükler ve her sektördeki insanlar için geçerlidir. İster yeni bir yönetici ister yeni bir çalışan olun , yeni bir ekiple  ilk toplantıyı doğru yapmak istersiniz .

 

Yeni bir ekiple ilk toplantı önemlidir çünkü kişi olarak kim olduğunuzu, takıma ne gibi katkılarda bulunacağınızı ve takımınızın başarılı olmasına nasıl yardımcı olmayı planladığınızı anlatır. Sorulara cevap vermenin, soru sormanın ve yakın çalışacağınız insanlarla bağ kurmaya başlamanın zamanı geldi. Bu konuda tek şansınız var, bu nedenle başarılı bir ilk toplantı için hazırlık çok önemlidir.

 

Neyse ki sinirlerinizi hafifletecek ve ilk toplantınızın başarılı olmasını sağlamaya yardımcı olacak basit stratejiler mevcuttur.

​

İlk buluşma neden önemlidir?
İlk izlenimler çok önemlidir. İlk ekip toplantınıza girmek, soğukkanlı görünse bile size ve ekip üyelerinizin geri kalanına birçok bilgi verir. 

 

İşyerinde yeni bir ekibe katılıyorsanız, katkıda bulunmaya  ve becerilerinizi ve fikirlerinizi ekibe aktarmaya hazır olduğunuzu açıklığa kavuşturmak istersiniz; özellikle de ekip yüksek performans gösteriyorsa. Belki ekibinizin ilk toplantısından önce yeni bir patronla buluşuyorsunuz. Yeni ekibinizle tanışma toplantınızın sorunsuz geçmesi için soru sormaktan çekinmeyin.

 

Yeni bir takıma katılırken ne söyleyeceğinizi merak ediyorsanız, kendinizi tanıtırken özgün benliğiniz olmayı unutmayın. Yeni çalışanlar ekip üyeleriyle kişisel düzeyde ilişki kurmak isterler, bu nedenle daha kolay bağlantı kurmak için onlara kendiniz hakkında işle ilgili olmayan bazı şeyler söyleyin.

 

İnsanların konuşmasını dinleyerek takım değerleri ve kültürü hakkında fikir sahibi olabilirsiniz. Toplantıyı yönetiyorsanız, farklı kişilerin konuşması için birçok fırsat olduğundan emin olun.

 

Yeni bir yönetici olarak çalışanlarla ilk toplantınızsa, ilk toplantı yönetim tarzınızı oluşturma zamanıdır. Yeni bir ekibi yönetirken insanların birbirine bağlanması ve birbirini tanıması gerekir. Güven oluşturmayı ve herkesin iyi geçindiği bir ekip oluşturmayı hedefleyin . İlk toplantı doğru adımlarla başlamanıza ve ekibinizi geliştirmenize yardımcı olacaktır.

 

Yeni bir takıma liderlik etme konusunda biraz gergin olmanda sorun yok.

 

Başarılı bir toplantıya hazırlanmanın 9 yolu

İlk buluşmanız çok fazla baskı yaratabilir. Tabii ki, söylemek istediklerinizi net bir şekilde ifade etmek ve kelimelerinizi karıştırmamak istiyorsunuz. Bunu yapmanın en iyi yolu, olabildiğince hazırlıklı olarak içeri girmektir. (Nefes egzersizlerinin büyük bir toplantıya hazırlanmanın önemli bir parçası olduğunu unutmayın .)

İlk toplantınızı güvenle ve kolaylıkla yürütmenize yardımcı olacak dokuz ipucu:

1. Belirli bir gündeminiz olsun
Yeni ekip liderlerinin ilk yapması gereken şey, belirlenmiş bir gündem oluşturmaktır. Referans verecek bir şeyiniz olduğunda, her şeyi kendiniz hatırlamak stresi azaltır. Slayt gösterisi veya el yazısı işaret kartlarıyla bir şablon oluşturun .

 

Bu yardımcılar, konu üzerinde kalmanıza ve toplantınız sırasında tartışmak istediğiniz tüm noktalara değinmenize yardımcı olacaktır. 

 

Yeni bir yönetici olarak ilk izleniminizin düzenli olduğunuz ve ekibinize iyi liderlik edebildiğiniz yönünde olmasını istersiniz . Gündem şablonunuz toplantının gidişatını belirler. Aynı zamanda daha geniş beklentilerinizi ve liderlik felsefenizi de gösteri.

 

2. Soruları hazırlayın ve sorulacak sorulara hazırlanın

Ekip üyelerinizden profesyonel bir şekilde size kendilerinden biraz bahsetmelerini isteyin. Sanal ortamda sosyal bağlantı ve güven oluşturmak zordur. Kişi olarak kim olduğunuz da dahil olmak üzere kendiniz hakkında biraz bilgi paylaşarak kırılganlıkları modelleyin. Hangi ayrıntıları paylaşmak istediğiniz ve neden çok derin veya samimi olmaktan kaçınmanız gerektiği konusunda dikkatli olun.

 

Her kişiden, hem kaygısız hem de mevcut çalışmaları hakkında bir şeyler içerebilecek birkaç noktayı kendilerini tanıtmalarını isteyin. Buz kırıcı sorular ruh halini hafifletmeye yardımcı olur ve insanları değerlerini ve kendileri için anlamlı olanı paylaşmaya teşvik eder.

 

Yeni bir yönetici için personelle ilk toplantılar, onların kim olduklarının yanı sıra ne tür mesleki gelişim  ve mentorluk fırsatları aradıklarını öğrenmeye başlama şansıdır.

 

Bazı zor sorular sormaktan da korkmayın. Onlara en kötü takım deneyimlerinin nasıl olduğunu ve sorunları konusunda onlara nasıl yardımcı olabileceğinizi sorun. Yönetim tarzınızı daha iyi tanımalarına yardımcı olmak için size bazı sorular sormalarına da izin verin .

 

3. Toplantı alanınızı tam istediğiniz gibi ayarlayın
Bir toplantı alanına girip onu tamamen baş aşağı bulmaktan daha kötü ne olabilir? Şahsen olacak kadar şanslıysanız, fiziksel alanı ayarlayın. 

 

İnsanlar birbirine çok uzak veya çok yakınsa kendilerini tuhaf hissedeceklerdir. Alanınızın herkese yer sağlayacak kadar samimi olduğundan emin olun, ancak onlar konuşurken başkalarını duymakta zorluk çekmeyeceklerdir. Oturma yerlerinin istediğiniz yöne baktığından ve herkese yetecek kadar alan bulunduğundan emin olun. 

 

Sanal ortamda bile hangi sanal işbirliği araçlarını, ne zaman ve nerede kullanacağınızı düşünün. İnsanların ilk buluşmada sizi ve birbirinizi görebilmesi için sunumu bir kenara bırakmayı tercih edin. İlk toplantınız için rahat bir ortam, her türlü gerginliğin veya sinirlerin hafifletilmesine yardımcı olabilir. Bu hem siz hem de yeni ekip üyeleriniz için geçerli.

 

4. Yeni ekibinizi önceden araştırın
Yüz yüze görüşmeden önce biraz araştırma yapmanın yanlış bir tarafı yok. Ekip üyelerinizin ekibe ne tür beceriler kazandırdığını ve daha önce nerede çalıştıklarını kontrol etmek için LinkedIn'i kullanmayı deneyin. Bu, ekibinizi önceden tanımanın bir yoludur ve eğer gerginseniz faydalıdır. Soru sormanıza ilham verebilir ve daha kişisel olarak ilişki kurmanıza yardımcı olabilir.

 

Ayrıca isimleri hatırlamanıza, telaffuzları öğrenmenize ve yüzlerine önceden aşina olmanıza da yardımcı olacaktır. Yeni şirketinizin web sitesine bir "ekiple tanışın" sayfasının olup olmadığını kontrol edin. 

Çok fazla araştırma yapsanız bile, bunun ekibinizi tanımanıza ve onlara kendilerini anlatacak alan bırakmanıza engel olmasına izin vermeyin. İnsanlar LinkedIn profillerinden çok daha fazlasıdır. Sizi şaşırtmalarına yer bırakın.

 

5. İyi bir örnek oluşturun
Yeni rolünüzde ekip üyelerinizden ve ofis genelinde görmek istediğiniz davranışı modelleyin. Elektronik gibi dikkatinizi dağıtacak şeyleri uzak tutun ki, hazırladığınız gündemi bozmasınlar. Kameraların açık olması normalse bunu insanlara önceden söyleyin ve ilk toplantıda onlara tekrar hatırlatın.

 

Onlara nasıl bir takım kültürü oluşturmak istediğinizi gösterin. İşbirlikçi zekanın önemini açıklayın İşyerinde başkalarını dinleyerek, sorular sorarak ve geri bildirimlere açık olarak toplantınız sırasında örnek olun. İyimser bir tavır takın ve yapmak üzere olduğunuz iş konusunda heyecan duyun.

 

Mümkünse toplantıdan önce hızlı egzersizler yaparak veya nefes alarak enerjinizi yükseltin. Görüntülü aramaysa, ayakta durun ve sanki ekip üyeleri odada sizinle birlikteymiş gibi kameraya konuşun.

 

Ve elbette zamanında gelin. Yeni bir ekiple yapacağınız tanıtım toplantısına geç kalmak istemezsiniz.

 

6. Uygun hedefler belirleyin
Ekibiniz için hangi hedefleri belirlemek istediğinizi belirleyin vaktinden önce. Ekibinizin hangi yöne gitmesini istediğinizi veya hangi kotayı doldurmak istediğinizi düşünün. Ekip üyeleriniz için bu hedefler günlük, haftalık veya aylık olabilir. Yüksek performanslı ekipler, büyümeye devam edebilmeleri için hedefler belirlemenizi isteyecektir, ancak açık ve ulaşılabilir iş hedefleri belirlemek her tür takıma fayda sağlar.  

 

7. Olayları gereğinden fazla açıklamayın
İletişim kurarken açık sözlü olmak harikadır ancak olayları gereğinden fazla açıklamadığınızdan emin olun. Ekip üyeleriniz akıllıdır. İnsanlar rollerini ve sorumluluklarını zaten biliyorsa ilk toplantınıza katılım bilgilerini eklemenize gerek yoktur.

 

Kafaları karışmış gibi görünen kişilerle görüşün, ancak işin nasıl yürüdüğü veya rollerinin gerektirdiği şeyler hakkında hiçbir şey bilmediklerini varsaymayın. 

 

Başkalarıyla olan çalışma ilişkiniz, şüphe etmek yerine onların zekasına, deneyimine ve uzmanlığına saygı duymalı ve bunları kabul etmelidir.

 

8. Zamanlamanız için pratik yapın
Bütün toplantıyı tek bir konu hakkında konuşarak geçirmeye gerek yok. Ekip üyelerinizin dikkatini çekmek istiyorsunuz, onları sıkmak değil. Etkili bir ekip toplantısının iki saat sürmesi gerekmez. Kısa ve öz olmalı ve diğer insanların zamanına ve dikkatine saygı göstermelidir.

 

Toplantı gündeminizi gözden geçirin, bir bölümün çok uzun görünüp görünmediğine bakın ve onu nasıl kısaltabileceğinizi görün. Sorulara da biraz zaman ayırın. Yeni ekibiniz muhtemelen sizin onları merak ettiğiniz kadar sizi de merak ediyordur.

 

9. Güçlü bir kapanış yapın
Odadan ilk çıkan siz olmayın. Ancak toplantının garip bir şekilde ilerlemesine izin vermeyin. Puanlarınızı ve eylem öğelerinizi özetleyin ve bitirin. Kapanış konuşmanız da kısa ve öz olmalı ve motive edici olmalıdır. Ekibinizi motive etmek,  ekip üyelerini tutkulu olmaya, kendilerine hedefler koymaya ve çok çalışmaya teşvik edecektir.

 

Davetkar olun ve yeni ekibiniz için hazırlanmak için çaba harcadığınız şeyleri sohbete devam ederek pekiştirin. Son soruları netleştirmeyi ve bire bir toplantılar planlamayı teklif edin, Eğer gerekliyse. İnsanlarla bağlantı kurmaya açık olduğunuzu gösterinve söyleyecekleriyle açıkça ilgilenerek ekip üyelerinizi tanımak.

 

İlk ekip toplantınızı yönetmek için son ipuçları ve tavsiyeler
Yeni bir yönetici olarak çalışanlarla yapacağınız ilk toplantının başarılı olmasını istiyorsunuz çünkü çok fazla hazırlık yaptınız. Çalışanlarınızın da başarılı olmasını istiyorsunuzve güçlü bir ilk buluşma buna yardımcı olur.

 

Toplantının nasıl geçeceğini düşünürken, yeni bir ekiple yapacağınız ilk toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında hatırlamanız gereken 13 öneriyi burada bulabilirsiniz:

 

Kasıtlı olun – insanların her bir gündem maddesinden ve etkileşimden ne çıkarmasını istediğinizi düşünün
Geri bildirime açık olun ve dinlemeye hazır olun
Yeni bir ekip üyesi olduğunuz için sizin de öğrendiğinizi kabul edin
Güven oluşturmanın biraz zaman alabileceğini anlayın
İlk 90 gün için bir plan yapın ve bunu herkese bildirin
Gelecekte size yardımcı olması için hatalarınızı not edin
Toplantıdan önce söylemeniz gerekenleri birkaç kez pratik edin
Gerekli tüm malzemelere sahip olduğunuzdan ve teknolojinizin çalıştığından emin olun
 Moralinizi yükseltecek ve birbirinize moral verecek şekilde ekibinize nasıl liderlik edeceğinizi düşünün .

Slack mesajları göndererek veya Zoom bağlantısını önceden paylaşarak, toplantının gerçekleşeceği zamana kadar insanlara önceden bolca zaman tanıyın
Herkesin takip edebilmesi için ekip toplantısı gündemini paylaşın
Süreçleri açıklamaya zaman ayırın ve ekip üyelerine yönelik beklentileri kapsamlı bir şekilde belirleyin

Karar vermenize nelerin dahil olduğunu ve ilerlemeyi ve hataları nasıl değerlendirdiğinizi açıklayın

Yeterli hazırlık yapılsa bile ilk buluşma korkutucu bir an olabilir. Destek aramaktan çekinmeyin. BetterUp koçu , sizi ve yeni ekip üyelerinizi heyecanlandıracak harika bir toplantıya zihinsel olarak hazırlanmanıza ve pratik yapmanıza yardımcı olabilir .